Suche

Informationen zum Zwischenarchiv


Was ist ein Zwischenarchiv und welche Funktion hat es?

In vielen öffentlichen Verwaltungen fallen in großem Umfang Unterlagen an, die längeren rechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen und daher noch nicht vernichtet oder an das zuständige Archiv zur dauerhaften Aufbewahrung abgegeben werden können, wenn sie für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlich sind. Weil in der Regel bei den Entstehungsstellen die Kapazitäten fehlen, um diese Unterlagen für die Dauer der Aufbewahrungsfristen zu lagern, unterhalten viele Archive wie etwa das Bundesarchiv, zahlreiche Kommunalarchive, aber auch Universitätsarchive als Dienstleistung sogenannte Zwischenarchive. In diesen können derartige Unterlagen unter Aufsicht des jeweiligen Archivs gelagert werden, zugleich ist bei Bedarf jederzeit ein Zugriff durch die abgebende Stelle möglich. Außerdem kümmert sich das Archiv um die Beachtung der Aufbewahrungsfristen sowie die datenschutzgerechte Vernichtung der als nicht archivwürdig klassifizierten Unterlagen.
Für die Archive hat eine solche Lösung den Vorteil, dass sie die Zeit der Lagerung der Unterlagen im Zwischenarchiv dazu nutzen können, die Unterlagen zu sichten und zu bewerten, d.h. festzulegen, welche nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden können und welche aufgrund ihres bleibenden Werts für Zwecke der Verwaltung, Forschung oder Rechtswahrung im Archiv archiviert, d.h. für alle Zeiten aufbewahrt und allen berechtigten Interessierten gemäß den archivrechtlichen Bestimmungen zugänglich gemacht werden sollen.

Was wird im Zwischenarchiv der Universität Augsburg konkret aufbewahrt?

Wenn auch das Zwischenarchiv natürlich grundsätzlich allen Einrichtungen der Universität Augsburg zur Lagerung der oben beschriebenen Unterlagen zur Verfügung steht, so ist es doch – zumindest bis auf Weiteres – angesichts der begrenzten zur Verfügung stehenden Lagerkapazitäten im Wesentlichen auf die Aufbewahrung von schriftlichen Prüfungsleistungen beschränkt.
Mit der Einführung der modularisierten Studiengänge, die in Augsburg flächendeckend mit dem Wintersemester 2008/09 erfolgte, ergibt sich die Notwendigkeit, jede einzelne schriftliche und benotete Prüfungsleistung, deren Note in die Abschlussnote des Studiums eingeht, so lange aufzubewahren, bis die Abschlussnote unanfechtbar feststeht, um bei möglichen Einsprüchen gegen die Berechnung der Abschlussnote auf das Original der einzelnen Prüfungsleistung zurückgreifen zu können.
Da ein Studium – inklusive möglicher Urlaubssemester – mehrere Jahre dauern kann, ist also sicherzustellen, dass in jedem Fall alle entsprechenden Prüfungsleistungen so lange aufbewahrt werden, bis alle Widerspruchsfristen nach Abschluss des Studiums abgelaufen sind.
Um allen rechtlichen Aspekten Rechnung zu tragen, wurde eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren festgelegt. Jede Klausur oder Seminararbeit muss also 6 Jahren bzw. 12 Semester aufbewahrt werden. Archiviert werden diese Prüfungsleistungen übrigens nicht, sie werden nach 6 Jahren ausnahmslos vernichtet, da sie keinen bleibenden Wert haben.
Im Unterschied dazu ist den am Ende des Studiums einzureichenden Abschlussarbeiten, also den Bachelor-, Master- und Zulassungsarbeiten, die auch im Zwischenarchiv gelagert werden sollen, die Archivwürdigkeit nicht grundsätzlich abzusprechen. Hier wird jede einzelne Arbeit nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, die momentan 5 Jahre beträgt, nach bestimmten Kriterien bewertet, wobei auch der vom jeweiligen Prüfer auszufüllende Fragebogen zur Archivwürdigkeit samt dessen Empfehlung für oder gegen eine Archivierung berücksichtigt wird. Für archivwürdig befundene Arbeiten werden anschließend archiviert, die übrigen werden datenschutzgerecht vernichtet.

Kann auch ich das Zwischenarchiv zur Aufbewahrung von Unterlagen nutzen?

Wie oben ausgeführt, steht das Zwischenarchiv zwar grundsätzlich allen Einrichtungen der Universität, bei denen Unterlagen entstehen, zur Verfügung, jedoch muss aus Kapazitätsgründen wenigstens vorläufig eine Beschränkung auf die bei den Lehrstühlen bzw. Dozentinnen und Dozenten anfallenden schriftlichen Prüfungsleistungen sowie die im Zentralen Prüfungsamt anfallenden Bachelor-, Master- und Zulassungsarbeiten erfolgen. Sollten an Ihrem Lehrstuhl derartige Prüfungsleistungen anfallen, so können Sie diese gemäß den „Informationen und Richtlinien für die Abgabe von aufbewahrungspflichtigen Prüfungsleistungen an das Zentrale Zwischenarchiv der Universität Augsburg“ an das Zwischenarchiv abgeben. Bitte halten Sie sich unbedingt an das dort beschriebene Verfahren, da die Unterlagen sonst von uns nicht angenommen werden können.

Sollte sich im Laufe der Zeit herausstellen, dass die vorhandenen Kapazitäten von rund 1000 lfm ausreichen, um nicht nur Prüfungsleistungen und Abschlussarbeiten dort zu lagern, so wird diese Information umgehend verbreitet, damit Sie auch andere Unterlagen, die für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlich sind, aber noch längeren rechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen, an das Zwischenarchiv abgeben können.

Wo kann ich weitere Informationen zum Zwischenarchiv und zur Abgabe von Unterlagen dorthin erhalten?

Grundsätzlich stehen Ihnen der Betreuer des Zwischenarchivs, Herr Stefan Jung (Tel. 5685, stefan.jung@archiv.uni-augsburg.de) sowie der Leiter des Universitätsarchivs, Herr. Dr. Lengger (Tel. 5682, werner.lengger@archiv.uni-augsburg.de) als Ansprechpartner zur Verfügung.

Zusätzlich werden wir nach und nach unter der Rubrik "Häufige Fragen" alle an uns gerichteten Rückfragen zum Zwischenarchiv zusammen mit unseren Antworten sammeln und allgemein zugänglich machen. Vielleicht finden Sie dort bereits eine Antwort für Ihr spezielles Anliegen.