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Häufige Fragen


In den „Informationen und Richtlinien“ wird verlangt, dass die Stapel möglichst nicht höher als 13 cm sein sollen. Das zwingt mich dazu, aus den Unterlagen einer Lehrveranstaltung bzw. Modulprüfung, die von sehr vielen Studierenden besucht wurde, mehrere Stapel zu bilden. Das wurde doch bis jetzt auch nicht verlangt. Warum diese Neuerung?

Die Archivkartons, in denen die von Ihnen abgegebenen Prüfungsleistungen gelagert werden, sind nur rund 14 cm hoch. Stapel, die höher als 13 cm sind, müssen vom Betreuer des Zwischenarchivs wieder aufgemacht und auf mehrere kleinere Stapel verteilt werden. Da das Deckblatt nur einmal vorliegt, aber jeder Stapel damit zu versehen ist, muss er dieses fotografieren und in der genügenden Anzahl ausdrucken. Diese Arbeiten sind äußerst zeitaufwendig, zumal immer öfter höhere Stapel abgegeben werden. Um diesen nachträglichen Aufwand zu reduzieren, möchten wir Sie bitten, möglichst nur Bündel in der passenden Höhe von max. 13 cm abzugeben. Vielen Dank für Ihr Verständnis!

In den „Informationen und Richtlinien“ wird verlangt, dass wir alle vorhandenen Heftungen entfernen und die Blätter lose stapeln und zu Bündeln verschnüren. Muss das unbedingt sein?

Uns ist der Arbeitsaufwand sehr wohl bewusst. Wir haben auch lange überlegt, wie wir das am besten und zweckmäßigsten organisieren könnten. Da Stapel von gehefteten Klausuren und insbesondere von gehefteten Seminararbeiten wesentlich mehr Platz benötigen als lose Papierstapel und wir darauf angewiesen sind, die begrenzten Lagerkapazitäten im Zwischenarchiv optimal auszunutzen, sind wir leider darauf angewiesen, die Unterlagen nicht geheftet, sondern als Bündel loser Papiere zu lagern. Bitte haben Sie auch dafür Verständnis, dass unser Mitarbeiter, der das Zwischenarchiv neben anderen Aufgaben im Universitätsarchiv allein betreut, die Heftungen nicht selbst entfernen kann. Sie können sich sicherlich vorstellen, welche Mengen an Prüfungsleistungen unsere fast 20.000 Studierenden in jedem Semester produzieren.

Müssen Heftklammern, mit denen Blätter in der linken oberen Ecke zusammengeheftet wurden, auch entfernt werden?

Nein, diese Heftklammern müssen nicht entfernt werden. Dieser Aufwand wäre dann doch des Guten etwas zuviel... Die in den "Informationen und Richtlinien" angesprochenen "Heftungen" beziehen sich auf Ordner, Schnellhefter und sog. Heftstreifen aus Kunststoff oder Karton.

In dem Rundschreiben von Herrn Vizepräsident Prof. Dr. Schneider wird nur von Prüfungsleistungen gesprochen, die im Rahmen der Bachelor- und Master-Studiengänge erbracht werden. Sind andere Studiengänge, etwa die Lehramts-Studiengänge davon nicht betroffen?

Die Angaben in dem Schreiben sind leider tatsächlich nicht ganz präzise, obwohl die Formulierungen von mehreren Personen vor dem Versand geprüft wurden. Tatsächlich sind alle modularisierten Studiengänge betroffen, d.h. die schriftlichen benoteten Prüfungsleistungen aus allen modularisierten Studiengängen unterliegen der Aufbewahrungsfrist und können dementsprechend zur Aufbewahrung an das Zwischenarchiv abgegeben werden.