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Das Universitätsarchiv und seine Aufgaben


Was ist das Universitätsarchiv?

Das Universitätsarchiv ist das "Gedächtnis der Universität", da es jene Unterlagen aufbewahrt, erschließt und der Forschung zugänglich macht, die die Geschichte der Universität in allen ihren Facetten dokumentieren. Kurz: Es bildet die Überlieferung, die als Grundlage für Forschungen verschiedenster Art über die Universität Augsburg dienen kann.

Welche Aufgaben hat das Universitätsarchiv?

Das Universitätsarchiv ist eine zentrale Einrichtung der Universität Augsburg. Aufgrund der ihm gestellten Aufgaben, die im Statut des Universitätsarchivs (aktuelle Fassung vom 21. Dezember 2011) festgelegt sind, stellt es zugleich eine zentrale Serviceeinrichtung der Universität dar. Ihm obliegt die Archivierung, also die Erfassung, Bewertung, Übernahme, Erschließung und Erhaltung aller Unterlagen (Schriftstücke, Akten, Karteien, Pläne, Bild-, Film- und Tonträger, maschinenlesbare Datenträger und maschinenlesbar auf diesen gespeicherte Informationen und Programme) von bleibendem Wert, die bei der akademischen Selbstverwaltung und der Universitätsverwaltung wie bei allen Institutionen im Zentralbereich und in den Fakultäten der Universität bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind. Darüber hinaus besteht eine Hauptaufgabe des Universitätsarchivs in der Dokumentation der engeren und weiteren Vor-, Gründungs- und Entwicklungsgeschichte der Universität Augsburg durch aktive Sammlung einschlägiger Unterlagen, aber auch durch die Befragung von Zeitzeugen nach den Methoden der Oral History. Erwerb und Erschließung der schriftlichen Nachlässe von Angehörigen des Lehrkörpers und der Verwaltung wie anderer Sammlungen und Unterlagen zur Hochschulgeschichte Bayerisch-Schwabens im speziellen und zur Wissenschafts- und Bildungsgeschichte im allgemeinen zählen ebenfalls zum Aufgabenbereich des Universitätsarchivs.

Was sind die rechtlichen Grundlagen seiner Arbeit?

Rechtliche Grundlage für die Errichtung und den Unterhalt eines eigenen Archivs der Universität Augsburg ist Art. 14 Abs. 1 Satz 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl. S. 710). Darin ist festgelegt, dass die staatlichen Hochschulen die Einzelheiten der Archivierung der bei ihnen erwachsenen Unterlagen in den von ihnen errichteten und unterhaltenen Archiven in eigener Zuständigkeit regeln. Obwohl diese Ermächtigung vom Gesetzgeber zugleich als Verpflichtung zur Errichtung und zum Unterhalt von Universitätsarchiven verstanden wurde und ein funktionsfähiges Universitätsarchiv eigentlich zum akademischen Selbstverständnis einer jeden Universität gehören sollte, hat das universitäre Archivwesen in Deutschland und auch in Bayern noch nicht einen seiner Bedeutung angemessenen Stand erreicht. Mit der Errichtung des Universitätsarchivs, der Zuweisung geeigneter Räumlichkeiten und der Beschäftigung eines hauptamtlichen Universitätsarchivars mit der Ausbildung für den höheren Archivdienst in Bayern übernimmt die Universität Augsburg demgegenüber - zumindest innerhalb der "jungen" Universitäten - in Bayern eine Vorreiterrolle. Aufgrund des erwähnten Artikels des Bayerischen Archivgesetzes erließ die Universität Augsburg am 8. Dezember 1994 ein Statut für das Universitätsarchiv der Universität Augsburg, in dem vor allem die rechtliche Stellung sowie die Aufgaben des Universitätsarchivs festgelegt waren. Nachdem das Universitätsarchiv im Jahre 2001 seinen Betrieb in vollem Umfang aufgenommen hatte, war eine Anpassung des Statuts an den nunmehr erreichten Ausbaustand erforderlich, die in der Neufassung des Statuts vom 17.09.2003 ihren Ausdruck fand.

Wie kommt das Universitätsarchiv zu seinen Beständen?

Jedes Archiv hat eine klar definierte Zuständigkeit, d.h. ihm sind verschiedene schriftgutproduzierende Stellen zugewiesen, die das von ihnen produzierte Schriftgut, das sie für die Erledigung ihrer laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigen, dem Archiv anbieten müssen. Dieses entscheidet dann darüber, ob diese sog. archivreifen Unterlagen (Schrift-, Bild- und Tongut) auch archivwürdig sind und übernimmt dann die Unterlagen, denen nach Ansicht des Archivars Archivwürdigkeit zukommt. Das Universitätsarchiv ist wie schon erwähnt zuständig für die Unterlagen von bleibendem Wert, die bei der akademischen Selbstverwaltung und der Universitätsverwaltung wie bei allen Institutionen im Zentralbereich und in den Fakultäten der Universität bzw. solchen wissenschaftlichen Einrichtungen, die der Universität angegliedert sind, entstanden sind. Im Statut des Universitätsarchivs sowie der Aussonderungsordnung ist festgelegt, dass die genannten Einrichtungen und Stellen ihr archivreifes Schriftgut dem Universitätsarchiv anbieten müssen. Dieses prüft die angebotenen Unterlagen und wählt dann jene Unterlagen aus, die es als archivwürdig einstuft. Diese Bewertung zählt zu den wichtigsten und zugleich schwierigsten Aufgaben des Archivars, da aus Platzgründen nur ein Bruchteil des Schriftguts langfristig aufbewahrt werden kann. Zugleich soll der Archivar eine möglichst offene Überlieferungssituation schaffen, ohne dass er jedoch weiß, welche Fragestellungen in einigen Jahren oder Jahrzehnten von der Forschung an die archivierten Unterlagen gestellt werden. Einen Ausweg aus diesem Dilemma weist ein Verfahren, bei dem versucht wird, vor allem jene Unterlagen für die Archivierung auszuwählen, die am besten dazu geeignet sind, die Erledigung der für die Universität Augsburg charakteristischen Aufgaben zu dokumentieren. Entsprechend sind z. B. Akten der Hochschulleitung über die Planung eines neuen Studiengangs natürlich eher archivwürdig als die Essenspläne der Mensa.

Der quasi organische Zuwachs durch Abgaben der verschiedenen Dienststellen der Universität sorgt jedoch nur für einen Teil der Bestände. Nahezu jedes Archiv verfügt daneben über mehr oder weniger umfangreiches sog. Sammlungsgut. Wie der Name schon sagt, werden diese Unterlagen aktiv gesammelt. Hintergrund dieser Sammlung ist der Umstand, daß die von den Verwaltungsstellen angebotenen Unterlagen allein nicht immer ausreichen, um ein möglichst realistisches Bild des Geschehens in der Universität und in ihrem engeren Umfeld zu schaffen. Entsprechend sammelt der Archivar zielgerichtet jene Unterlagen, die er für geeignet hält, die Vorgänge und Ereignisse zu dokumentieren, deren Kenntnis auch für spätere Generationen von Bedeutung sein könnte. Dazu zählen in gewisser Weise Nachlässe von bedeutenden Professoren oder Verwaltungsbeamten, die an der Universität Augsburg gewirkt und diese wesentlich mitgeprägt haben, ebenso wie Plakate und Flugblätter, Fotos, Presseausschnitte u.v.m.

Die vom Universitätsarchiv übernommenen und gesammelten Unterlagen werden nach dem Provenienzprinzip, d.h. unter Wahrung der Entstehungszusammenhänge zu Beständen formiert und mit Hilfe der EDV verzeichnet. Das Ergebnis der Verzeichnung ist eine immer weiter anwachsende Datenbank, die nach bestimmten Suchbegriffen abgefragt werden kann, und ein ausgedrucktes Findbuch für jeden Bestand. Beide Findmittel dienen insbesondere dazu, dem Benützer einen raschen und exakten Zugriff auf die ihn interessierenden Archivalien zu ermöglichen.